top of page

Secretary

Meet The Team

Job Description

Berisikan tentang deskripsi pekerjaan yang dilakukan oleh Secretary.

Sebagai seorang Secretary di White Suede, memiliki tanggung jawab sebagai penanggung jawab dalam sejumlah tugas yang mendukung mengenai kelancaran operasional perusahaan seperti manajemen eksekutif, rapat perusahaan, dan dokumentasi perusahaan serta menjaga koordinasi antar tim eksekutif maupun tim staff Frontline maupun Backline.

Job Desc

Responsibilities

Berisikan tanggung jawab yang harus dipatuhi oleh Secretary.

Mendampingi CEO dan co-CEO​

  • Dalam hal ini Sekretaris bekerja sebagai tangan kanan terpercaya bagi eksekutif utama dengan membantu menjalankan tugas harian. 

  • Mengatur dan mengelola kalender perusahaan maupun jadwal kegiatan eksekutif utama maupun perusahaan.

​

Penyususnan Surat dan Proposal Resmi Perusahaan

  • Menyusun surat resmi internal perusahaan seperti surat keputusan, surat pengangkatan dan penurunan jabatan, Surat Penerimaan kerja dan Surat

  • Pengunduran diri. 

  • Menyusun dan mengelola proposal external perusahaan bersama tim Marketing & Public Relation (MPR). 

  • Mengelola, mendistribusikan, dan menyimpan segala bentuk persuratan dengan rapi dan teratur. 
     

Manajemen Rapat Perusahaan​

  • Melakukan perencanaan, penyelenggaraan dan memfasilitasi rapat perusahaan dengan pemeriksaan persiapan secara teliti. 

  • Mengumpulkan, merangkum dan mendokumentasikan informasi atau pembahasan rapat dalam suatu notulensi yang rapi dan sesuai.

​

Pencatatan dan Pengelolaan Data Documents Perusahaan

  • Bertanggung jawab atas pencatatan data perusahaan secara sistematis dan memverifikasi keakuratan data yang dikumpulkan. 

  • Melakukan pengelolaan data dengan membuat dan memelihara sistem pengelompokkan data yang rapi dan mudah untuk diakses Tim Eksekutif maupun Core perusahaan.
     

Manajemen Timeline dan Koordinasi

  • Membuat timeline terperinci untuk mengkoordinasikan berbagai macam kegiatan dalam bentuk program kerja, maupun event internal dan external yang diselenggarakan yang terdiri atas : 

- Event external (kerjasama) bersama MPR.
- Event Internal bersama HRD.
- Special Seasons (Imlek, Halloween, Christmas, Valentine) 
- Jadwal lainnya.

  • Berkomunikasi secara aktif dengan core maupun seluruh tim divisi untuk memastikan pemahaman terkait jadwal dan kegiatan yang berjalan di perusahaan. 

​

Standard Operating
Procedures

Berisikan prosedur operasi yang menjadi standar dan harus dipatuhi oleh Secretary.

Waktu Operasional

  • Sekretaris wajib untuk stand-by pada saat berlangsungnya jam operasional White Suede (Kamis-Sabtu, pukul 19.30 - 23.00 WIB). 

  • Melakukan reporting atau pelaporan kepada Tim Eksekutif maupun Core apabila terdapat kendala yang menghambat keterlaksanaan tugas.

​

Koordinasi dan Memimpin Rapat

  • Melakukan persiapan rapat dengan membuat bahan materi yang dapat diminta kepada masing-masing pimpinan perusahaan dan koordinasi ruangan melalui Group DM (Core/ Main Group).

  • Memimpin rapat sesuai agenda yang telah disusun dengan memberikan Guidelines dan aturan rapat, mempersilahkan para pimpinan sesuai dengan list yang telah diurutkan. 

  • Melakukan notulensi materi dan reporting hasil notulensi kepada Tim Eksekutif dan Core.

​

Pengiriman dan Pengelolaan Surat

  • Sekretaris wajib berkoordinasi dengan tim Human Resource untuk memenuhi kebutuhan surat yang perlu dibuat dan informasi data karyawan yang relevan. 

  • Sekretaris wajib melakukan pengecekan akhir terhadap setiap surat yang akan dikirim dengan memastikan kelengkapan serta keakuratan data. 

  • Sekretaris wajib membuat dan mengirimkan surat yang telah dibuat melalui akun pribadi kepada penerima dengan format sesuai ketentuan, maksimal H+3 sejak informasi didapatkan.

​

Kode Etik, Manajemen Jadwal dan Kehadiran

  • Menjaga kesopanan, bertutur santun, dan menjaga nama baik Face Claim serta White Suede Bar & Club.

  • Menggunakan kata kunci komunikasi: TERIMA KASIH, TOLONG, DAN MAAF antar karyawan tanpa terkecuali.

  • Melakukan pelaporan kepada Kepala Divisi atas perilaku tidak pantas pelanggan kepada karyawan untuk tindak lanjut atau pengawasan lebih lanjut.

  • Jika ada laporan ketidakpuasan dari user terhadap kinerja, maka karyawan terlibat harus mengikuti pelatihan ulang jika diperlukan.

  • Mengkonfirmasi jadwal kerja kepada Kepala Divisi di setiap awal minggu/bulan.

  • Mengikuti perizinan terkait keterlambatan, pergantian shift, atau ketidakhadiran sesuai prosedur yang ditetapkan.

  • Mengisi form kehadiran setiap hari kerja sesuai instruksi lebih lanjut oleh HRD.
     

Keterampilan dan Kualifikasi

  • Pengalaman atau setidaknya pemahaman bekerja sebagai seorang Secretary atau posisi serupa.

  • Memiliki keterampilan administrasi manajemen waktu dan pengelolaan dokumen.

  • Memahami atau familiar dalam penggunaan Canva, Google docs dan Google Sheet. 

  • Memiliki pengalaman atau pemahaman dalam mengatur Forum Group Discussion (FGD) atau rapat umum. 

  • Berpengalaman atau memahami struktur dan gaya penulisan dalam pembuatan surat.

  • Memiliki komunikasi yang baik dan efektif. 

  • Keterampilan interpersonal yang kuat dan kemampuan bekerja dalam tim.

  • Disiplin, teliti, dan inisiatif.

bottom of page